Hostovaná elektronická spisová služba

Aktuality

20.9.2017
Dne 21.9.17 přibližně do 9:00 bude narychlo provedena aktualizace hostované spisové služby e-spis LITE na verzi 2.6.18, do této doby může být aplikace nedostupná. Úpravy se budou týkat změn typů datových schránek škol na schránky typu OVM. Děkujeme za pochopení.
19.6.2017
Dne 21.6.17 v době od 13:00 bude provedena aktualizace hostované spisové služby e-spis LITE na verzi 2.6.17, od této doby může být aplikace nedostupná. Prosím o ukončení všech prací v aplikaci do 13:00 hod a řádné odhlášení pomocí ikonky pro odhlášení v pravém horním rohu aplikace. Úpravy se budou týkat změn na rozhraní ISDS, ke kterým dojde v tomto systému počátkem měsíce července. Děkujeme za pochopení a spolupráci.
7.12.2016
Dne 16.12.16 bude prováděna aktualizace hostované spisové služby e-spis LITE na verzi 2.6.15. Z důvodu náročnosti aktualizace bude aplikace pravděpodobně celý den nedostupná. Děkujeme za pochopení. Novinky a opravy verze 2.6.1 - 2.6.15 naleznete v menu Návody a manuály
14.12.2015
Dne 16. a pravděpodobně i 17.12.15 v době od 14:00 bude prováděna aktualizace hostované spisové služby e-spis LITE na verzi 2.6.13, od této doby může být aplikace nedostupná. Prosím o ukončení všech prací v aplikaci do 14:00 hod a řádné odhlášení pomocí ikonky pro odhlášení v pravém horním rohu aplikace.
21.9.2015
V současné době končí platnost hesel uživatelů spisové služby e-spis lite. Projevuje se to tak, že e-spis lite odmítne přístup do aplikace. Heslo je platné půl roku a poté je potřeba si ho změnit. To je možné provést na stránkách https://idm.kraj-jihocesky.gov.cz/IDM/index.xhtml. Nové heslo musí splňovat určitá pravidla, délka hesla minimálně 8 znaků, velká, malá písmena a číslice nebo jiný nestandardní znak.
11.6.2015
Dne 17.6.15 v době od 13:00 bude provedena aktualizace hostované spisové služby e-spis LITE na verzi 2.6.11, od této doby může být aplikace nedostupná. Prosím o ukončení všech prací v aplikaci do 13:00 hod a řádné odhlášení pomocí ikonky pro odhlášení v pravém horním rohu aplikace.
23.4.2015
Dnešního dne byla odpojena Spisovna hostované spisové služby e-spis lite a bude od 4.5.2015 nahrazena Krajskou digitální spisovnou (KDS). Do této doby nebude možné odesílat ukládací jednotky (UJ) ani přistupovat do původní Spisovny pro nahlížení. Dne 29.4.2015 proběhne z důvodu přepojení na KDS celková odstávka systému hostované spisové služby e-spis lite, a to v době od 12 hod až do večerních hodin. Žádáme proto o řádné odhlášení ze systému dne 29.4.2015 nejpozději do 12. hodin, v opačném případě se vystavujete možnosti ztrátě dat. Systém bude zprovozněn od následujícího dne, tj. 30.4.2015. Způsob práce s archivováním dokumentů a odesílání ukládacích jednotek zůstává zachován. Po zprovoznění KDS bude ještě probíhat dne 30.4.2015 testování komunikace mezi oběma systémy. Po otestování, pravděpodobně dne 4.5.2015, obdržíte informace ohledně připojení a práce v KDS. Děkujeme za pochopení a spolupráci, v případě problémů či dotazů nás kontaktujte na email kopecky@kraj-jihocesky.cz.
26.3.2015
Byla spuštěna integrace na Identitní systém. Od dnešního dne tak platí nová přihlašovací jména a hesla, které Vám nastavili Vaši administrátoři. U těch uživatelů, kde došlo před prvním přihlášením i ke změně uživatelského jména, patrně nastanou potíže s přihlášením, které by se měli vyřešit během dne. Řešením může být nastavení původního přihlašovacího jména (loginu)
12.3.2015
Novinky a opravy verze 2.6.3-2.6.9 naleznete v menu Návody a manuály.
9.3.2015
Na tuto středu 11.3.15 je naplánován upgrade hostované spisové služby e-spis lite (espis). Jelikož se jedná o upgrade po docela dlouhé době, vyžádá si instalace větší časový úsek, než obvykle. Aplikace bude zastavena již ve 12 hodin, prosím ukončete do této doby veškerou činnost v aplikaci, jinak hrozí ztráta dat. Poté proběhne záloha dat a pak bude následovat samotná instalace nové verze. Espis bude znovu funkční až od čtvrtka 12.3.15 Po této instalaci nebude možné provádět správu uživatelů (zakládání nových a deaktivaci starých) přímo v espisu. Dočasně (cca 2 týdny) nebude možné provádět správu uživatelů vůbec. Zhruba od 18.3.15 by měla být správa uživatelů přístupná administrátorům organizací (jednotlivé organizace byly vyzvány Datovou zprávou k nahlášení jmen administrátora organizace) ve webovém prostředí Identitního systému Jihočeského kraje (Krajského úřadu). Výhodou zavedení tohoto systému bude jednotná politika přihlašovacích účtů a hesel, v praxi to znamená, že budou mít uživatelé z externích organizací jednotné přihlašovací jméno a heslo postupně do všech aplikací poskytovaných Jihočeským krajem (espis, KDS, KDR, HelpDesk, ad.). Pokud nebude někdo moci dopátrat se ve své organizaci jeho administrátora organizace, seznam nahlášených má k dispozici kolega Tomáš Kopecký kopecky@kraj-jihocesky.cz. Od 26.3.15 budou také funkční nová přihlašovací jména uživatelů, budou trochu zkrácena do tvaru ext-prijmeniN, kde N znamená číslo pro rozlišení shodných příjmení ze všech uživatelů (nejen z jedné organizace) espisu. Nová hesla k těmto účtům budou muset zadat administrátoři organizací (předpokládám, že budou vyzváni) v době zhruba od 18.3.15 do 25.3.15. Vám doporučuji zajistit si v této době součinnost vašich administrátorů pro sdělení nového přihlašovacího jména a hesla (heslo si pak následně budete moci měnit i sami). O spuštění změněného přihlašování (předpoklad 26.3.) budete informováni emailovou zprávou (ti co jí mají v espisu vyplněnou) a na stránkách hostované spisové služby www.kraj-jihocesky.cz/tck/espis, kde naleznete také úplný seznam změn nové verze. Pro úspěšné zvládnutí celé této akce bude také důležitá Vaše součinnost, poprosím Vás v případě potíží kontaktovat mě a kolegu Kopeckého pouze emailovými zprávami. Děkuji za pochopení.
31.10.2014
Probíhá závěrečná fáze testování napojení hostované spisové služby e-spis lite na KDS. V průběhu měsíce prosince 2014 bude nainstalovaná nová verze aplikace e-spis lite.
7.7.2014
Dle vyjádření dodavatele není dle předchozí aktuality zapotřebí provádět jakoukoliv konfiguraci systému nebo cokoliv měnit. Tato změna ze strany ISDS Vaši činnost v aplikaci nijak neomezuje. Pokud by tomu přecejenom tak nebylo, napište prosím žádanku do HelpDesku.
7.7.2014
Pokud nějaká organizace obdržela datovou zprávu z Ministerstva vnitra ČR, týkající se výměny certifikátu ISDS, vyčkejte prosím aktuálních informací zveřejňovaných zde. Čeká se na vyjádření dodavatele.
11.12.2013
Novinky a opravy verze 2.6.2 naleznete v menu Návody a manuály. Pokud i po nasazení verze 2.6.2 budou přetrvávat na PC potíže s Javou, postupujte dle návodu uvedeného v přiloženém souboru JAVA_applet_vs_espis.pdf
4.12.2013
Dne 11.12.13 v době od 15:00 bude provedena aktualizace hostované spisové služby e-spis LITE na verzi 2.6.2 (opravný patch), od této doby může být aplikace nedostupná. Prosím o ukončení všech prací v aplikaci do 15:00 hod a řádné odhlášení pomocí ikonky pro odhlášení v pravém horním rohu aplikace.
18.11.2013
Problematika neznámého certifikátu pro JAVU 7 .40 a vyšší byla vyřešena. Aplikace e-spis LITE 2.6.2 (připravuje se vydání) používá v appletech nový certifikát, který je pro JAVU již bezproblémový. V příloze naleznete postřehy, které byly zjištěny v chování JAVY a jejího nastavení.
5.11.2013
Změna bezpečnostní politiky JAVA
5.11.2013
Novinky a opravy verze 2.6.1 naleznete v menu Návody a manuály
22.10.2013
Dne 23.10.13 v době od 16:00 bude provedena aktualizace hostované spisové služby e-spis LITE na verzi 2.6.1 (opravný patch), od této doby může být aplikace nedostupná. Prosím o ukončení všech prací v aplikaci do 16:00 hod a řádné odhlášení pomocí ikonky pro odhlášení v pravém horním rohu aplikace.
2.9.2013
Dne 4.9.13 v době od 15:00 do cca 20:00 bude provedena aktualizace hostované spisové služby e-spis LITE na verzi 2.6.0, v této době bude aplikace nedostupná. Prosím o ukončení všech prací v aplikaci do 15:00 hod a řádné odhlášení pomocí ikonky pro odhlášení v pravém horním rohu aplikace. Tato verze přináší mimo jiné i napojení na software stavebních úřadů VITA. Metodický pokyn pro práci se spisovou službou e-spis LITE integrovanou s externími aplikacemi naleznete v tomto dokumentu. Novinky této verze, zkrácenou i kompletní uživatelskou příručku naleznete v sekci Návody a manuály.
21.8.2013
Oprava poštovního podacího archu bude provedena v patchi 2.5.7. a vyšších verzích aplikace, o termínu instalace budete informováni na těchto stránkách.
21.8.2013
Do hostované elektronické spisové služby byl nainstalován nový certifikát zabezpečení. Uživatelé používající Internet Explorer by neměli mít se změnou žádné potíže, neboť kořenové certifikáty PostSignum jsou instalovány pomocí Windows Update. Uživatelům používajícím Firefox doporučujeme stáhnout certifikáty ze stránek Certifikační autority PostSignum a nainstalovat dle návodu, případně při spouštění spisové služby potvrzovat vyjímku.
8.1.2013
Dne 9.1.13 v době od 14:00 do cca 20:00 bude provedena aktualizace na verzi 2.5.4, původně naplánovaná na 12.12.12. V této době bude hostovaná elektronická spisová služba e-spis LITE nefunkční. Prosím o ukončení všech prací v tomto systému do 14:00 hod a řádné odhlášení z aplikace pomocí ikonky pro odhlášení v pravém horním rohu aplikace. Tato verze přináší mimo jiné i napojení na ISZR (Informační Systém Základních Registrů). Postup pro napojení organizací z řad OVM naleznete v tomto dokumentu. Novinky této verze, zkrácenou i kompletní uživatelskou příručku naleznete v sekci Návody a manuály.
13.12.2012
Hostovaná elektronická spisová služba e-spis LITE byla rozšířena o modul Hromadné akce, jehož součástí je možnost automatického stahování Datových zpráv a doručenek ze systému ISDS a některé další hromadné akce. Popis nových funkcí naleznete v Kompletní administrátorské dokumentaci na straně 3-4 a 25-26 (dle skutečného pořadí stránek). Z technických důvodů prozatím neproběhla instalace nové verze 2.5.4, o novém termínu instalace budete včas informováni prostřednictvím těchto stránek a e-mailovou poštou.
4.12.2012
Dne 12.12.12 v době od 14:00 do cca 20:00 bude z důvodu aktualizace na verzi 2.5.4.odstavena hostovaná elektronická spisová služba e-spis LITE. Prosím o ukončení všech prací v tomto systému do 14:00 hod a řádné odhlášení z aplikace pomocí ikonky pro odhlášení v pravém horním rohu aplikace. Tato verze přináší mimo jiné i napojení na ISZR (Informační Systém Základních Registrů). Postup pro napojení organizací z řad OVM naleznete v tomto dokumentu. Seznam nových vlastností verze 2.5.4 naleznete zde
6.9.2012
V menu Návody a manuály jsou k dispozici nové uživatelské příručky.
29.8.2012
Dne 5.9.12 v době od 16:00 zhruba do 20:00 bude z důvodu aktualizace na verzi 2.5.3.odstavena hostovaná spisová služba e-spis LITE. Prosím o ukončení všech prací v tomto systému do 16:00 hod a řádné odhlášení z aplikace pomocí ikonky pro odhlášení v pravém horním rohu aplikace. Seznam nových vlastností verze 2.5 naleznete zde a verze 2.5.3 zde
6.4.2012
Po aktivaci modulu Spisovna je možné začít v aplikaci e-spis Lite (spisová služba) vytvářet Ukládací jednotky (UJ). Zde naleznete metodický návod na jejich vytváření.
5.4.2012
Pro ty archiváře, co se dostanou tak daleko a budou poskytovat přístup k Nahlížení na archivované elektronické dokumenty, je zde odkaz, kde je možné zadat vygenerovaný kód pro Nahlížení na elektronický dokument, a který je nutné společně s vygenerovaným kódem předat žadateli o Nahlížení. http://espis.kraj-jihocesky.cz/dea-frontend/nahlizeni
5.4.2012
Všem organizacím byl zapnut modul Spisovna. Uživatelům majícím přístup do tohoto modulu je třeba zapnout roli Archivář. To může zajistit administrátor aplikace v organizaci ve složce Správa-Uživatelé na detailu uživatele. Na školení tohoto modulu se můžou archiváři hlásit v Menu-Přihlášení na školení. Zkrácenou i kompletní uživatelskou příručku Správa spisovny je možné nalézt v Menu-Návody a manuály.
5.3.2012
Průzkum spokojenosti s hostovanou elektronickou spisovou službou e-spis LITE
6.2.2012
Od nové verze je možné generovat v e-spis LITE tiskové sestavy pro tisk adres na obálky. Zde naleznete možné nastavení šablon nejčastějších typů obálek "malá", "dlouhá", "velká" a také krátký popis, jak takovou sestavu vygenerovat a vytisknout.
23.1.2012
Pokud se při přihlašování do hostované spisové služby objevuje hlášení: "Pozor! Nepodporovaný prohlížeč. Podporovanými jsou:Internet Explorer 8,9; Firefox 3,8; Opera 11" , a pokud jste si jisti, že máte některou z vyjmenovaných verzí prohlížeče, toto hlášení ignorujte. Jedná se pouze o upozornění, které nemá vliv na chod aplikace. Toto varovné hlášení bude v brzké opraveno tak, aby správně určilo Vámi používanou verzi internetového prohlížeče.
20.1.2012
V tuto chvíli (20.1.12 12:45) by měly být dle vyjádření dodavatele odstraněny problémy organizací, které byly hlášeny během dnešního dopoledne. Bohužel se asi nedá vyloučit, že se ještě nějaké problémy objeví. U organizací, které měly problémy, byly smazány neplatné dokumenty, takže uživatelům by se chyby již neměly zobrazovat. U některých organizací se tímto smazáním může stát, že budou mít "díry" v podacím deníku (podací deník by měl být nepřetržitá řada čísel). To bude opraveno během příštího týdne, kdy tam budou neplatné záznamy založeny správně a v podacím deníku se budou zobrazovat jako zrušené. Seznam dokumentů spolu s organizacemi, kterých se to týká, bude rozeslán. Uživatelům by to nicméně v práci nijak vadit nemělo. Omlouváme se uživatelům za způsobené problémy a děkujeme za trpělivost a spolupráci při jejich řešení.
19.1.2012
Aplikace hostované spisové služby už by měla být od 18:00 hodin dne 19.1.12 opět plně funkční. Omlouváme se za vzniklé potíže a děkujeme za pochopení.
19.1.2012
Spisová služba espis Lite NENÍ po instalaci nové verze úplně v pořádku, pokud máte při práci nějaké potíže, nepokračujte dále v práci s programem a řádně se z něj odhlašte. Po vyřešení problémů zde bude uveřejněna informace, že už je program v pořádku a můžete pokračovat v práci. Děkuji za pochopení.
18.1.2012
Dne 18.1.12 v době od 16:00 zhruba do 20:00 bude z důvodu aktualizace odstavena hostovaná spisová služba espis Lite. Prosím o ukončení všech prací v tomto systému do 16:00 hod a řádné odhlášení z aplikace pomocí ikonky pro odhlášení v pravém horním rohu aplikace. Seznam nových vlastností aplikace naleznete zde
6.1.2012
Věnujte prosím pozornost následujícímu upozornění: v souvislosti s přechodem na nový rok si prosím zkontrolujte v aplikaci e-spis LITE správnost obsahu pole "Datum doručení Od" v dialogovém okně "Stáhnout datové zprávy". Ponecháte-li systémem přednastavené datum xx.12.2012, nedojde ke stažení datových zpráv. Doručené zprávy můžete ze své datové schránky stáhnout zadáním platného datumu v rozmezí posledních 90-ti dnů. Tato chyba, která souvisí pouze s koncem kalendářního roku a přechodem na nový rok, respektive se bude objevovat chybný datum pouze do 10.1.2012 Aby se neopakovalo bude chyba odstraněna ve verzi e-spis LITE 2.4, jejíž uvolnění je plánováno na tento měsíc.
22.12.2011
Na polovinu ledna 2012 se chystá nová verze aplikace e-spis Lite 2.4, nové vlastnosti by měly být tyto:
  • Nastavení hesla a certifikátů (časové razítko), Nastavení uživatelů (Role Archivář, Role Podatelna skupiny : Skupina Podatelna a výpravna)
  • Šablony obálek
  • Podporované prohlížeče (MS IE 8 a 9, Mozilla Firefox 3.6 a 8, Opera 11 od verze 11.50)
  • Zrušení stavu "uzavřeno" u dokumentu (NSESSS)
  • Forma dokumentu : Původ dokumentu (Elektronický / Digitální : žádný /analogový)
  • Podepisování - Složka K podpisu - Podepsat a předat : Podepsat s ČZ a předat : Odmítnout a vrátit
  • Doručení: Úprava v evidenci ČDZ a Pošty
  • Detail odeslání: Úprava Hmotnost a výplatné
  • Doručenky k DZ u zásilky (Akce)
  • Optimalizace e-spis LITE
  • Statistiky pro poštovné a časová razítka
  • Vyhledávání obsahu podle názvu ÚJ
  • Filtry ve složkách - rozšíření o Skupinu
1.11.2011
Od 1.11.2011 byl změněn způsob zadávání hlášení chyb, dotazů, připomínek a požadavků. Nová pravidla naleznete zde. Prosíme o dodržování těchto pravidel, na jiným způsobem podané požadavky již nebude brán zřetel.
27.9.2011
Mimořádná odstávka - dne 29.9.11 v době od 15:00 do 20:00 nebude hostovaná spisová služba dostupná z důvodu upgrade aplikace.
21.9.2011
Pro správné fungování aplikace hostované spisové služby (rozkliknutí a zobrazení číselníků Adresář a Spisové znaky) v internetovém prohlížeči Internet Explorer 9, je potřeba přidat adresu kraj-jihocesky.cz do kompatibilního zobrazení. Návod zde
19.9.2011
V systému byla nastavena funkčnost připojování časových razítek k elektronickým podpisům. Pro podepisování el. dokumentů použijte ze sloupce Akce ikonu.
16.9.2011
Počínaje dnem 21.9.2011 bude každou středu od 18:00 do 20:00 aplikace hostované spisové služby nedostupná z důvodu nutných instalací aktualizačních a bezpečnostních balíčků na aplikační a databázový server. Žádáme uživatele, aby v této době aplikaci nepoužívali, aby se předešlo případné ztrátě dat. Děkujeme za spolupráci.
2.8.2011
Dne 11.8.11 v době od 15:00 do 20:00 nebude hostovaná spisová služba dostupná z důvodu upgrade aplikace (implementace spisovny). Popis změn (práce s modulem Spisovna) naleznete v kompletní dokumentaci na stránkách 92-97 a 118-120.
27.6.2011
Pokud si zakládáte do aplikace další uživatele, dodržujte doporučený formát uživatelského jména (jmeno.prijmeni), aby neměli tito uživatelé problémy s přihlašovaním, jakmile bude hostovaná spisová služba převedena do Technologického centra kraje, které se začíná budovat.
24.6.2011
Dne 29.6.11 v době od 15:00 do 20:00 nebude hostovaná spisová služba dostupná z důvodu upgrade aplikace. Seznam změn v nové verzi naleznete zde
17.6.2011
Žádost o ukončení testovacího provozu a přechod prostředí na ostrý provoz hlásit na emailovou adresu pekarek.petr@i.cz a v kopii ruzicka@kraj-jihocesky.cz. V praxi to znamená, nahlásit 1-2 dny předem, od kdy chcete (max. 14 dní po školení !) mít připravené ostré prostředí. Neznamená to ještě, že musíte k tomuto datu začít evidovat dokumenty, to můžete zahájit až k 1.7.11. Pochopte, že všechny vás v noci z 30.6.11 na 1.7.11 nepřevedeme. Nezapomeňte v žádosti uvést Vaše IČO a název organizace.
14.6.2011
Pro zobrazení doručenek datových zpráv je potřeba mít nainstalovaný software Software602 Form Filler, ke stažení zde
14.6.2011
Pro všechny organizace přepnuto napojení na ostré datové schránky, po nastavení jména a hesla ve složce Správa můžete pak ověřovat v aplikaci existenci DS subjektů, uživatelé s právy Podatelna budou moci po zadání jména a hesla stahovat a odesílat "ostré" datové zprávy do/z aplikace a to i do/z testovací verze aplikace. Při přechodu na ostrou verzi aplikace se sice všechny takto stažené DZ vymažou, ale v systému ISDS datové zprávy zůstávají, takže po přechodu do ostrého provozu aplikace bude možné si je stáhnout znovu. Z testovacího prostředí aplikace můžete dokonce odesílat i "ostré" datové zprávy, které by jste jinak museli odeslat z webového rozhraní ISDS, pouze vám po vymazání dat při přechodu do ostrého provozu aplikace nezůstane v aplikaci žádný záznam o odeslání DZ, v systému ISDS však ano. Pouze tedy nedoporučuji odesílání pokusných DZ typu "Toto je první pokusná zpráva pro pana Vychytrala" do datové schránky České Policie apod
14.6.2011
Bylo zprovozněno hlášení problémů a požadavků na Helpdesk, pravidla zde
6.6.2011
Přidány odkazy pro stažení Adobe Reader a Java runtime - bližší informace zde pod nadpisem odkazy.
6.6.2011
Při veškeré komunikaci s Jihočeským krajem uvádějte vždy své IČO !
Raní školení začínají vždy od 8:00 a odpolední od 13:00 - prosíme o dochvilnost !
6.6.2011
Aktualizovaný vzorový spisový plán pro obce ke stažení zde.
31.5.2011
Žádosti o změnu termínu nebo navýšení počtu přihlašovaných na školení zasílejte pouze e-mailem na adresu ruzicka@kraj-jihocesky.cz
24.5.2011
Aktuální verze konfiguračního dotazníku (přidána možnost zadat "-" do jména organizace) možno stáhnout zde.
19.5.2011
Byl zprovozněn odkaz pro přihlašování na školení - Přihláška na školení (školení se koná v sále zastupitelstva místnost 2010 U Zimního stadionu 1952/2).
17.5.2011
Přidány manuály pro jednotlivé činnosti a kompletní pro spisovou službu Manuály a uživatelská dokumentace "Hostované spisové služby".
17.5.2011
Vzorový spisový plán prázdný zde.
16.5.2011
Vzorový spisový plán pro školy ke stažení zde.
Vzorový spisový plán pro obce ke stažení zde.
16.5.2011
Prezentace z Workshopu ke stažení zde.
16.5.2011
Konfigurační dotazníky (možno stáhnout zde, detailní návod pro vyplnění dotazníku zde, vzor vyplněného dotazníku zde) se odevzdávají e-mailem na adresu ssldotaznik@kraj-jihocesky.cz.
  • do textu e-mailu zadejte vaše IČ
  • vaše spisové plány musí být v předepsaném formátu (viz vzory spisových plánů) jinak nebude možné je do aplikace naimportovat



logo_iop.jpg logo_mv.jpg logo_jk.jpg
Copyright (C) 2011 Jihočeský kraj          Helpdesk: https://sdweb.i.cz - pravidla          Na stránky Jihočeského kraje